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做好预备任务包管管帐电算化的顺利进

应用电子计算机停止管帐核算和管理,完成管帐电算化,是管帐任务现代化的重要构成部分。各单位若想由手工管帐体系到管帐电算化体系的顺利过渡,必须做好初始预备任务。假设这项任务做不好,会使管帐任务不克不及很好地停止下去,乃至作废全部管帐电算化体系。笔者认为做好初始预备任务,应从以下几方面着手:
   一、建立管帐电算化任务的有关制度
   俗语说:“没有规矩,不成方圆”,基层单位完成管帐电算化后,起重要做的任务就是建立健全照应的各项管理制度。详细包含:
   (一)建立岗亭义务制度。
   按看管帐电算化的请求,该制度应分别对各岗亭的任务范围、详细权责做出详细规定,应与岗亭任职资格、定期考评与轮换、管帐外部核算制度和全部单位的岗亭义务制结合起来,以真正发挥其感化。建立健全管帐电算化岗亭义务制,一方面可以加强外部牵制,保护体系家当物质的安然;另外一方面可以进步管帐电算化任务效力。由于各单位性质不合,管理特点、管帐营业不合,其机构和岗亭分工也不完全一样,详细岗亭设置,要根据本单位的实际情况停止安排,目标是有益于管帐电算化任务的管理,有益于体系的正常运转,有益于企业推动计算机的应用。普通来讲,各单位应设置:体系管理员,由单位总管帐师或部分引导、管帐主管来担负。操作员、体系保护员、管帐档案材料保管员、财务管理员。
   (二)操作管理制度。
   完成管帐电算化后,操作管理是包管体系正常、安然、有效运转的关键。假设单位的操作管理制度不健全或实施不力,都邑给各类不法作弊行动带来无隙可乘;假设操作不精确会形成体系内的数据的破坏或损掉,影响体系的正常运转;假设数据不克不及及时备份,能够形成管帐任务不克不及正常停止。操作管理制度重要包含:①操作权限管理:各类人员可分别运转自己权限控制范围内的功能 ,不在现岗和与体系有关人员不得应用体系。为了包管体系安然运转,应由管帐部分担任人授权并经体系管理员详细操作,为一切体系操作人员分别设置操作权限和照应的暗码,暗码不克不及泄漏、遗忘或告诉他人; ②操作规程管理:操作规程重要指操作运转体系中应留意的事项。应按各个岗亭分别制订,详细规定各个岗亭人员的营业处理范围、操作次序、操作标准。
   (三)保护管理制度。
   体系保护是全部体系生命周期中最重要最费时的环节,它贯穿体系的全部生命周期。保护费用在全部体系建立与运转中的比例也愈来愈大年夜,占到60%。硬件保护重要由发卖厂家担任,单位普通只担任一些简单的平常保护任务,故普通不设置专职硬件保护员由软件保护员兼任便可,软件保护包含操作性保护和应用软件保护。
   (四)机房管理制度。
   应设立管帐公用机房,给计算机设备创造一个优胜的运转情况;防止各类有关人员进入机房应用、偷盗、和破坏软硬件材料。
   (五)档案管理制度。
   电算化管帐信息体系的档案主如果指打印输入的各类帐簿、报表、凭证、存储管帐数据和法式榜样的存储介质,体系开辟运转中编制的各类文档和其他管帐材料。优胜的管帐档案管理是在管帐电算化后,管帐任务持续停止的保证;是电算化管帐信息体系保护的包管;是包管体系内数据信息安然、完全的关键环节,也是管帐信息得以充分应用、更好地为管理办事的包管。数据存储方法产生了变更,管帐档案的内容、保存克日、存放请求、保管复制办法和照应的借阅权限也产生了很大年夜的变更。档案管理的义务是担任体系内各类文档材料存档,安然保管和保密任务,普通经过过程制订与实施档案管理制度来完成的。档案管理制度普通包含以下内容:①存档的手续;②各类安然包管办法;③档案管理人员的职责与权限;④档案的分类管理办法;⑤档案应用的各类审批手续;⑥各类文档的保存克日及烧毁手续;⑦档案的保密规定。
   2、 人员培训
   单位完成管帐电算化,须要不合知识构造与层次的人才网job.vhao.net,不只须要管帐、计算机专门人才网job.vhao.net,更须要既懂管帐又懂计算机技巧的双向式人才网job.vhao.net。好的体系须要好的人员来操作,才能有好的成果。须要培训的人员有:组织引导人员、体系操作人员、保护人员和与体系有关的相干部分的人员。按其从事的任务岗亭来肯定培训的种别和详细对象,分门别类地肯定每小我的培训目标、培训方法、进修内容、时间,根据考察成就来肯定能否胜任该岗亭任务,并作为职称晋升的参考条件之一。
职位 职责 知识构造
硬件保护人员 计算机房、计算机及其帮助设备的保护与管理任务 计算机道理、汇编说话、操作体系、无线电基本
软件保护人员 应用软件保护 财会营业、企业管理、数据库技巧、数据构造、体系开辟与法式榜样设计、搜集知识
操作员 体系平常运转、打印输入、简单的毛病清除、数据录入 财会营业、计算机应用、汉字输入技巧
数据录入员 录入数据 财会营业基本
体系管理员 参与体系开辟、体系运转管理 财会营业、企业管理、体系开辟、计算机知识、数据处理知识、项目管理

   3、 管帐营业的标准化
   (一) 管帐核算步调和流程的标准化。
   是指管帐部分各岗亭之间的处理步调、前后次序、数据和信息的传递流程,都要停止公道的组织和兼顾安排,使各项核算和管理任务有条不紊的停止。
   (二)管帐数据编码的标准化。
   管帐科目及其编码的设置请求是:①符合管帐制度的请求;②满足核算的请求;③满足报表数据生成的请求,报表数据应能从账上主动生成,报表上的各个要素应能在各级科目中找到;④满足管理的请求,应根据管理的须要来设置明细科目,使他们具有必定的规律以便查找和身手;⑤符合软件的请求;⑥可扩大性,管帐科目系同一经设定,其代码构培养没法改变。修改构造只能经过过程重新建帐完成,而重新建帐将损掉已输入的一切初始化数据和已输入的凭证材料。是以在设计代码时必定要充分推敲各方面的请求。总帐科目编码长度由所选管帐制度来决定平日为3~4位,而肯定某一级明细科目标代码长度平日是以下级科目中所含明细科目最大年夜能够达到的个数来肯定的,以二级明细科目为例,总帐科目为其下级科目,银行存款、应收帐款、发卖支出、管理费用等总帐科目都有二级明细科目,银行存款平日以开户银行及帐号为明细科目,少则二三个,多则二三十个,发卖支出、管理费用等科眼前目今设的二级明细科目普通都不会逾越九十九个,两位长的代码应能满足今后添加同级科目标需求,而应收帐款等来往科目平日以客户或单位为来设置明细科目,明细科目标数量不合单位差别很大年夜,少则几十个,多则成百上千,两位码长难以满足请求,要增至三位乃至更长,由于同级科目必须应用等长的科目编码,其他总帐科眼前目今的二级科目也要应用三位或更长的科目编码。假设设定的分段代码位数较长而绝大年夜多半下级科目所包含的明细科目个数不多时,其他科目标凭证输入速度必将会遭到影响,与简洁性相抵触。为懂得决这一抵触,可将明细科目先分类,按分类设置二级科目,然后再设置下级明细科目。
   管帐科目编码平日用阿拉伯数字0~9编制,采取层次码的编码方法即分段组合编码,从左到右分红数段,每段设有固定的位数表示不合层次的管帐科目。如第一段表示总帐科目,第二段表示二级明细科目,第三段表示三级明细科目。
   科目代码是管帐数据处理的根据,是以必须严格按该软件的编码规矩来设置,并且必须包管每科目及其代码的唯一性;每科目必须按其级次的前后次序建立。设置好的科目及其编码应打印成一览表输入,以供有关人员随时查阅。
   其他如部分、职工、材料、固定资产、产品、来往单位等管帐数据也要停止标准化整顿,由于它们在计算机处理时将最为分类标准,必须根据管帐软件的请求公道肯定其编码体系(级次、每级位数、每位代码的意义、许可应用的字符等)和编码办法,这是将来管帐数据处理的基本。
   四、 预备管帐初始材料
   (一)清理帐目
   在体系应用之前,要做到账账符合、账实符合、账证符合和账表符合。要弄好来往账和银行存款的清理,查清呆账、经久拖欠及未达账项的缘由并按规定报批处理;查清查实泉币资金实存数额;盘点各项家当物质,核实各账目期初余额,以包管体系各账目初始数据的精确性。
   (二)预备核算初始数据
   1.预备科目余额。管帐核算中,不合管帐时代的连接是经过过程科目余额完成的,企业由手工处理方法向电算化处理方法的转换也是经过过程科目余额连接的。这里的科目余额,是指各个科目在开端应用账务处理软件时的本年事首年代余额,若开端应用软件时间不是岁首年代,还需预备从本年事首年代至开端应用前各月各科目标假贷方产生额。
   2.预备各账户的未达账项。重要包含:银行日记账的未达账项、银行对账单的未达账项、各来往账的未达账项等。

 

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